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La productividad puede ser difícil de controlar, independientemente de dónde trabajen los empleados. ¿Cómo sabe que utilizan sus herramientas de la forma más eficaz posible? ¿Cómo hacer que adopten las mejores prácticas?
Son preguntas que los directivos se hacen a menudo. Si se fijan en las cosas equivocadas, pueden obstaculizar la capacitación de su equipo. Por ejemplo, no se puede calificar la productividad simplemente por las horas de entrada y salida.
En las oficinas híbridas y móviles de hoy en día, el valor y el producto del trabajo que aporta un empleado es un mejor indicador. Pero también hay que ver qué puede interponerse en el camino de los grandes empleados que hacen un gran trabajo.
Las herramientas tecnológicas pueden ralentizar a los trabajadores dedicados si no están familiarizados con ellas. Los empleados pueden estar haciendo las cosas como siempre y no darse cuenta de que hay una forma mejor. Una forma más rápida.
Pero la productividad puede ser un área difícil de abordar. No querrás invadir la privacidad de un empleado remoto rastreando cada una de sus pulsaciones. Tampoco es probable que eso ayude a avanzar positivamente.
¿Cuál es la respuesta?
Si tu empresa utiliza Microsoft 365, entonces tienes una herramienta que puedes utilizar para encontrar pepitas de oro de la productividad. Esta herramienta es Microsoft Productivity Score.
¿Qué hace Microsoft Productivity Score?
Microsoft Productivity Score analiza algunas áreas fundamentales del flujo de trabajo de sus empleados. También los analiza en conjunto. Como se trata del equipo en su conjunto, se evitan los problemas de que los empleados se sientan espiados personalmente.
La herramienta le ofrece información útil que puede compartir con su personal. Estos conocimientos ayudan a mejorar su rendimiento. También incluye información relacionada con el hardware. Puedes utilizarlo para ver si las herramientas de tu empresa están frenando a la gente.
MS Productivity Score examina las siguientes áreas.
Experiencias de personas
Esta categoría examina cómo trabajan las personas. ¿Utilizan las mejores prácticas de colaboración o hacen las cosas a las malas? ¿Las reuniones son eternas? ¿Siguen los empleados enviando archivos adjuntos por correo electrónico en lugar de utilizar enlaces compartidos de almacenamiento en la nube?
Un ejemplo de visión de esta categoría es el siguiente. Cada empleado puede ahorrar una media de 100 minutos a la semana colaborando con archivos en línea. Productivity Score puede mostrarle en qué posición se encuentra su equipo en esta métrica y en muchas otras.
Ahorrar 100 minutos a la semana equivale aproximadamente a 86,6 horas al año. Eso son más de 2 semanas laborales completas.
Las subcategorías dentro de las experiencias de las personas son:
- Comunicación
- Colaboración de contenidos
- Movilidad
- Reuniones
- Trabajo en equipo
Experiencias tecnológicas
Las experiencias tecnológicas examinan la salud y el rendimiento de sus dispositivos. ¿Tiene hardware y software en los terminales que estén causando problemas? ¿Está ralentizando a su equipo? ¿Hay problemas de conectividad en la red? ¿Se actualizan las aplicaciones como es debido?
Esta categoría examinará la tecnología con la que trabaja su equipo y le informará de cualquier área de riesgo. Cuando la tecnología no funciona bien o no es segura, puede ralentizar su negocio.
Encontrará estas tres subcategorías en el área de experiencias tecnológicas:
- Análisis de puntos finales (necesita Intune para esto)
- Conectividad de red
- Salud de las aplicaciones de Microsoft 365
Informes especiales
Además de las personas y las experiencias tecnológicas, hay más. Microsoft Productivity Score tiene un área de informes especiales. Proporciona detalles sobre la continuidad de la actividad.
Este informe puede mostrarle cómo está cambiando la colaboración de los empleados y otras actividades. Los analiza a medida que su empresa atraviesa transiciones. Por ejemplo, cuando pases a trabajar a distancia o vuelvas a trabajar en la oficina. Este informe le indica cómo afectan estos cambios a la productividad de su equipo.
Cómo ayuda el índice de productividad a su empresa
Seguimiento automático de métricas
Microsoft Productivity Score realiza un seguimiento automático del uso que tu equipo hace de las aplicaciones de Microsoft 365. A continuación, le proporcionará información útil sobre cómo utiliza el personal sus herramientas digitales.
Estas métricas le dan una buena idea de si los empleados están utilizando las mejores prácticas. A menudo, simplemente necesitan orientación para aprender una forma más eficaz de hacer algo.
Información para comprender los datos
La herramienta le proporciona información útil para comprender los datos. No sólo obtendrás las métricas, sino también el contexto. Esto le permite educarse a sí mismo. Así podrá instruir a sus empleados en aspectos que mejoren el flujo de trabajo y ahorren tiempo.
Por ejemplo, obtener una respuesta rápida a una pregunta ahorra tiempo. Pero quizá no sepa que el uso de @menciones puede ayudarle a conseguirlo. Productivity Score te dirá cuántas personas utilizan @menciones en las comunicaciones de equipo. Y también, cuánto aumenta la tasa de respuesta.
Medidas recomendadas
La tercera orientación que se obtiene es qué hacer con la información. Productivity Score le dará recomendaciones prácticas para mejorar una métrica. Esto le ayuda a mejorar la productividad.
La combinación de la métrica, la perspectiva y la recomendación la convierten en una herramienta completa.
¿Le gustaría empezar a utilizar Microsoft Productivity Score?
Podemos ayudarle a que su organización empiece a utilizar esta magnífica herramienta. Y ofrecer soluciones para aumentar la productividad de la empresa. Llámenos y charlemos.
Este artículo ha sido publicado con permiso de The Technology Press.
