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La visualización de datos es una poderosa herramienta para comunicar datos complejos. Lo presenta en un formato sencillo y fácilmente comprensible. Pero no basta con crear un gráfico o una tabla y ya está. Para aprovechar realmente la información, es importante crear informes perspicaces. Informes que comunican eficazmente la historia que hay detrás de los datos.
Los informes ayudan a los responsables de la toma de decisiones a comprender las tendencias y patrones clave. Así como identificar áreas de oportunidad y tomar decisiones con conocimiento de causa. Si los gráficos analíticos y los diagramas de barras sólo cuentan una parte de la historia, pueden llevar a la gente a tomar decisiones equivocadas.
La creación de informes holísticos y perspicaces requiere el uso de varios puntos de datos. Una herramienta que lo permite es Microsoft Power BI.
¿Qué es Microsoft Power BI?
Microsoft Power BI es una herramienta de inteligencia empresarial. Permite conectar muchas fuentes de datos a un cuadro de mando. Con Power BI, puede modelar y visualizar fácilmente los datos de forma holística.
La plataforma cuenta con más de 500 conectores de datos diferentes. Estos conectores pueden acceder a fuentes como Salesforce, Excel, Azure, etc. Los usuarios pueden aprovechar las plantillas de informes predefinidas para ahorrar tiempo en la creación de informes ricos en datos. Los equipos también pueden colaborar y compartir cuadros de mando virtualmente.
Consejos para diseñar excelentes informes de visualización de datos
Iniciarse en Microsoft Power BI implica:
- Inscripción en el programa
- Conecte sus fuentes de datos
- Utilización de sus herramientas para crear visualizaciones de informes
Pero crear informes excelentes va más allá. A continuación, repasaremos varios consejos y prácticas recomendadas para sacar el máximo partido a sus resultados de Power BI.
Piense en su público
Los cuadros de mando deben diseñarse pensando en el usuario final. ¿Qué es lo que este público quiere ver? ¿Buscan cifras de ventas? ¿O quieren cubrir conocimientos que les ayuden a detectar lagunas de productividad?
El uso de un lenguaje claro y conciso y de visualizaciones eficaces es importante. Estos datos ayudan a destacar las principales conclusiones. Personalice los informes según el nivel de conocimientos técnicos y los objetivos empresariales del público.
No compliques las cosas en exceso
Muchas veces, menos es más. Si su panel de control parece abarrotado, es posible que esté añadiendo demasiados informes. Cuantos más datos se añadan, más difícil será extraer conclusiones de ellos.
Elimine todos los informes excepto los más esenciales. Busque formas de incluir diferentes conjuntos de datos en un mismo informe, como por ejemplo utilizando gráficos de barras apiladas. Los cuadros de mando deben mostrar los datos importantes de un vistazo, así que haga lo posible por evitar la necesidad de desplazarse.
Pruebe distintos tipos de gráficos
Experimenta presentando los datos de distintas maneras. Alterna entre gráficos de barras, circulares y de otros tipos para encontrar el que mejor cuenta la historia. Cuando cree un nuevo cuadro de mandos para su organización, pida su opinión. Pregunte a quienes vayan a revisar los informes qué tipo de gráfico les funciona mejor.
Conozca Power Query
Power Query es un motor de preparación de datos. Puede ahorrarle mucho tiempo en la elaboración de informes perspicaces. Este motor se utiliza en herramientas de Microsoft como Power BI y Excel.
Tómese su tiempo para aprender a aprovechar esta herramienta de ayuda:
- Conexión de una amplia gama de fuentes de datos al cuadro de mandos
- Previsualización de consultas de datos
- Creación de consultas intuitivas sobre numerosas fuentes de datos
- Definir el tamaño, la variedad y la velocidad de los datos
Crear mapas con sugerencias para Bing
Bing y Power BI se integran, lo que permite aprovechar las coordenadas predeterminadas de los mapas. Utilice las mejores prácticas para aprovechar la potencia cartográfica de Bing y mejorar su geocodificación.
Por ejemplo, si desea representar ciudades en un mapa, asigne a sus columnas el nombre de la denominación geográfica. Esto ayuda a Bing a identificar exactamente lo que estás buscando.
Dígale a la gente lo que está viendo
Un comentario típico que se oye a menudo al presentar a los ejecutivos un nuevo informe es: “¿Qué estoy viendo?”. Explique a su público el significado de los datos utilizando elementos como información sobre herramientas y cuadros de texto para añadir contexto.
Una o dos frases pueden ahorrarle a alguien entre 5 y 10 minutos intentando averiguar por qué le has dado este informe. Ese contexto puede ayudarles a tomar una decisión más rápidamente. También ayuda a evitar cualquier confusión o malentendido sobre los datos.
Utilizar trucos de énfasis
La gente suele leer de izquierda a derecha y de arriba abajo. Así que pon tu gráfico más importante en la esquina superior izquierda. A continuación, los informes más importantes.
Si hay cifras concretas que deban destacarse, aumente el tamaño de letra o ponga el texto en negrita. De este modo se garantiza que el público entienda los puntos clave.
También puedes usar colores para enfatizar cosas como “Alto, Medio, Bajo”. Por ejemplo, un nivel bajo de accidentes podría ser verde, un nivel medio amarillo y un nivel alto rojo. Esto proporciona un contexto más visual a los datos.
¿Necesita ayuda con Power Bi u otros productos de Microsoft?
Podemos ayudarte a empezar o mejorar tu uso de Microsoft 365, Power BI y mucho más. Llámenos hoy mismo para programar una charla sobre cómo aprovechar esta potente plataforma.
Este artículo ha sido publicado con permiso de The Technology Press.
