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El número de aplicaciones y herramientas web que los empleados utilizan habitualmente sigue aumentando. La mayoría de los departamentos utilizan entre 40 y 60 herramientas digitales diferentes. El 71% de los empleados cree que utiliza tantas aplicaciones que hace el trabajo más complejo.
Muchas de las aplicaciones que utilizamos a diario tienen varias alertas. Recibimos un “ping” cuando alguien menciona nuestro nombre en un canal de Teams. Recibimos una notificación emergente de que hay una actualización disponible. Recibimos una alerta de errores o problemas de seguridad.
La fatiga de las aplicaciones es algo muy real y se está convirtiendo en un problema de ciberseguridad. Cuanto más abrumada esté la gente por las notificaciones, más probable es que las ignore.
Piensa en las distintas alertas digitales que recibes. Vienen en:
- Aplicaciones de software en su ordenador
- Herramientas SaaS basadas en web
- Sitios web en los que ha permitido alertas
- Aplicaciones y herramientas móviles
- Banners de correo electrónico
- Mensajes de texto
- Herramientas de comunicación en equipo
Algunos empleados reciben la misma notificación en dos dispositivos diferentes. Esto no hace sino agravar el problema. Esto da lugar a muchos problemas que afectan a la productividad y a la ciberseguridad.
Además del bombardeo de alertas, cada vez que el jefe introduce una nueva aplicación, eso significa una nueva contraseña. Los empleados ya hacen malabarismos con unas 191 contraseñas. Utilizan al menos 154 de ellos en algún momento del mes.
¿Cómo pone en peligro a las empresas la fatiga de las aplicaciones?
Los empleados empiezan a ignorar las actualizaciones
Cuando las alertas digitales interrumpen tu trabajo, puedes sentir que siempre vas con retraso. Esto lleva a ignorar pequeñas tareas que no se consideran urgentes. Tareas como hacer clic para instalar una actualización de una aplicación.
Los empleados abrumados con demasiadas alertas de aplicaciones, tienden a ignorarlas. Cuando aparezcan actualizaciones, es posible que las eliminen rápidamente. Sienten que no pueden dedicarle tiempo en este momento y no están seguros de cuánto tiempo les llevará.
Ignorar las actualizaciones de las aplicaciones de un dispositivo es peligroso. Muchas de esas actualizaciones incluyen importantes parches de seguridad para vulnerabilidades encontradas. Cuando no están instalados, el dispositivo y su red corren un mayor riesgo. Es más fácil sufrir un ciberataque con éxito.
Los empleados reutilizan contraseñas (y a menudo son débiles)
Otra víctima de la fatiga de las aplicaciones es la seguridad de las contraseñas. Cuantas más cuentas de SaaS deba crear una persona, más probable es que reutilice las contraseñas. Se calcula que las contraseñas suelen reutilizarse el 64% de las veces.
La violación de credenciales es un factor clave en la filtración de datos en la nube. Los piratas informáticos pueden descifrar fácilmente las contraseñas débiles. La misma contraseña utilizada varias veces pone en peligro muchas cuentas.
Los empleados pueden desactivar las alertas
Algunas alertas se pueden desactivar. Por ejemplo, ¿realmente necesitas saber cada vez que alguien responde a un hilo de grupo? ¿O sólo cuando te @nombran? Pero desactivar alertas de seguridad importantes no es bueno.
Llega un punto en el que una notificación más puede llevar a alguien al límite. Pueden desactivar todas las alertas que puedan en todas las aplicaciones. El problema con esto es que en la mezcla de alertas hay otras importantes. Por ejemplo, una aplicación antimalware que advierte de un nuevo virus.
¿Cuál es la respuesta a la fatiga de las aplicaciones?
No es realista retroceder en el tiempo antes de que existieran todas estas aplicaciones. Pero se puede poner en marcha una estrategia que ponga a la gente a cargo de su tecnología, y no al revés.
Racionalice sus aplicaciones empresariales
Tanto desde el punto de vista de la productividad como de la seguridad, menos aplicaciones es mejor. Cuantas menos aplicaciones tengas, menos riesgo. Además, menos contraseñas que recordar y notificaciones que atender.
Examine las herramientas que utiliza para ver dónde puede haber redundancias. Muchas empresas utilizan dos o más aplicaciones que pueden hacer la misma función.
Considera la posibilidad de utilizar una plataforma paraguas como Microsoft 365 o Google Workspace. Estas plataformas incluyen varias herramientas de trabajo, pero los usuarios sólo necesitan un inicio de sesión para acceder a ellas.
Haga que su equipo informático configure las notificaciones
Es difícil para los usuarios saber qué tipos de notificaciones son las más importantes. Configura las notificaciones de sus aplicaciones para ellos. Así se asegura de no ser bombardeado y de seguir recibiendo los mensajes importantes.
Automatice las actualizaciones de las aplicaciones
Una buena práctica de ciberseguridad consiste en automatizar las actualizaciones de dispositivos y software. De este modo, el proceso deja de estar en manos de los empleados. Aumenta la productividad al eliminar de su vista las actualizaciones innecesarias.
Automatizar las actualizaciones de los dispositivos mediante una solución de servicios gestionados mejora la seguridad. También mitiga la posibilidad de que haya una aplicación vulnerable que ponga en peligro su red.
Abrir una comunicación bidireccional sobre alertas
Es posible que los empleados nunca desactiven una alerta por miedo a meterse en problemas. Es posible que los directivos ni siquiera se den cuenta de que las constantes interrupciones de las alertas de las aplicaciones están perjudicando la productividad.
Comuníquese con los empleados y hágales saber que pueden comunicarse con usted. Debatir cómo utilizar las alertas de forma eficaz. Así como las mejores formas de gestionar las alertas para una jornada laboral mejor y más productiva.
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Este artículo ha sido publicado con permiso de The Technology Press.
